Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG)
We gebruiken je gegevens alleen voor onze eigen administratie en voor onze dienstverlening aan jou. Nergens anders voor. We geven jouw gegevens dus niet aan anderen, tenzij je daar zelf toestemming voor geeft. We vragen alleen om de gegevens die we echt nodig hebben. En we bewaren ze niet langer dan nodig. In Mijn Vestide kun je ook zelf je gegevens aanpassen.
Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarin de regels staan over het beschermen van jouw privacy. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt hier toezicht op.
1. Jouw persoonsgegevens
Dat zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot één persoon. Bijvoorbeeld je naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms verwerken we je gegevens anoniem. Officieel gaat het dan niet meer om persoonsgegevens.
Categorieën van persoonsgegevens
We delen de persoonsgegevens op in 3 categorieën:
Naam en contactgegevens: voornaam, achternaam, adres, historische adressen, e-mailadres en telefoonnummer.
Betaalgegevens: rekeningnummer, betaalhistorie en inkomenstoets.
Andere persoonsgegevens: bijvoorbeeld gegevens voor de Kansen en Sanctielijst.
2. Doelen voor gebruik persoonsgegevens
We vragen alleen je naam- en contactgegevens en je inkomensgegevens als jij je bij ons inschrijft. Met deze gegevens kun je reageren op vrijkomende woonruimte. Als je bij ons huurt, gebruiken we jouw naam- en contactgegevens, jouw betaalgegevens en eventuele andere persoonsgegevens.
Er zijn ook andere situaties waarin we persoonsgegevens gebruiken. Bewonerscontact gebruikt bijvoorbeeld een aantal gegevens om je goed te kunnen helpen met vragen. Tenslotte gebruiken we persoonsgegevens voor onderzoek, het afhandelen van juridische geschillen en het bestrijden van fraude.
We gebruiken jouw gegevens voor 4 hoofddoelen:
Doel 1: leveren van diensten
Inschrijven in onze systemen
Opmaken van het huurcontract
Bewonerscontact
Authenticatie van onze bewoner
Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen
Het onderhoud van de woning
Doel 2: Onderzoek en statistiek
Bijhouden van het aantal (nieuwe) huurders per stadsdeel of buurt
Analyseren van deze data
Doel 3: voorkomen van huurachterstand / aanpak van overlast en fraude
Bijhouden van huurachterstand
Onderzoek naar woonoverlast
Onderzoek naar woonfraude
Doel 4: juridische geschillen
Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil
Bij een notering op de Kansen en Sanctielijst
3. Toestemming en verplichting gebruik persoonsgegevens
Bepaalde persoonsgegevens zijn nodig om onze dienstverlening uit te voeren. We kunnen je dan alleen helpen als we deze gegevens van jou hebben. Bijvoorbeeld een machtiging om de huur te betalen. Natuurlijk vragen we nooit meer gegevens dan we echt nodig hebben.
Wettelijke verplichting
Voor het verhuren van woonruimte maken we een overeenkomst. Deze kunnen we alleen maken als we vooraf een aantal persoonsgegevens hebben. We noemen dit de precontractuele fase, oftewel de fase voordat we het contract tekenen.
Enquêtes
Wij voeren structurele enquêtes uit om onze dienstverlening te toetsen en verbeteren. Ook houden we soms incidentele enquêtes, bijvoorbeeld voor een project. In zo’n enquête vertellen we altijd wat het doel is van de enquête, waar we de resultaten voor gebruiken en of de enquête anoniem is.
4. Delen van gegevens met andere partijen
Voor een aantal van onze taken schakelen wij andere partijen in, zoals aannemers voor het onderhoud aan je woning. Deze partijen krijgen alleen gegevens van jou die zij echt nodig hebben. Meestal is dit je adres en soms ook je telefoonnummer of e-mailadres om een afspraak te maken.
Voor de aanpak van zaken als overlast, hennep en fraude werken we samen met de gemeente, politie of andere partijen. We werken dan volgens een convenant.
Daarnaast maken we gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers hiervan zijn juridisch gezien ‘verwerkers’, dus sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst met deze bedrijven waarin we jouw privacy meenemen.
Gegevens via anderen
Jouw gegevens verzamelen wij in principe alleen via jou.
We gebruiken een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, dus hebben wij een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers.
Onze uitwisseling van gegevens valt altijd binnen de wettelijke kaders.
5. Gebruik van gegevens buiten de EU
Ons uitgangspunt is om jouw persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. We beschermen je gegevens zo altijd op een passend niveau. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geldt namelijk binnen de EU.
6. Beveiliging van jouw gegevens
Je kunt erop vertrouwen dat we je persoonsgegevens goed beveiligen. We kiezen altijd voor een beveiligingsniveau dat past bij de technische ontwikkeling en de kosten. Zo voorkomen we zo goed als we kunnen dat de verkeerde mensen je gegevens kunnen zien, veranderen of openbaar maken en dat jouw gegevens verloren raken of op een andere manier verkeerd worden gebruikt.
Voorbeelden van onze maatregelen zijn encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy.
Als we jouw gegevens delen met andere organisaties, zorgen we dat ook deze organisaties je gegevens technisch en organisatorisch goed beschermen.
7. Bewaartermijn van jouw gegevens
Hoe lang we gegevens bewaren, hangt af van het type gegevens en het doel waarvoor we de gegevens gebruiken. Natuurlijk bewaren we gegevens nooit langer dan nodig en / of wettelijk is toegestaan.
8. Jouw rechten bij de verwerking van persoonsgegevens
Het is je recht dat wij jouw privacy goed beschermen. Daarnaast heb je deze rechten:
Recht van inzage: je mag de persoonsgegevens inzien die wij van jou verwerken.
Recht van correctie: als de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet kloppen, mag je deze aan laten passen.
Recht van verwijdering: als wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waar we ze voor gevraagd hebben, mag je ons vragen deze te verwijderen. Behalve als wij verplicht zijn jouw gegevens te bewaren, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.
Recht op beperking: in de periode dat wij je verzoek rond een van bovenstaande rechten verwerken, heb je het recht om beperking van het verwerken van gegevens aan te vragen.
Recht van dataportabiliteit: je mag ons vragen alle gegevens die wij van jou hebben, over te dragen aan een organisatie die jij aanwijst. Dit kan alleen als wij deze gegevens verwerken op basis van toestemming of overeenkomst, niet als wij deze verwerken op wettelijke grond.
Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens als wij deze verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of algemeen belang. Er wordt dan een belangenafweging gemaakt.
Vraag of klacht over jouw privacy
Je kunt inzage of correctie van jouw gegevens aanvragen bij ons. Het beste kun je naar onze Woonwinkel komen, maar je kunt ook bellen via +31 40 297 93 80. Je krijgt dan een formulier. Vul het formulier in en lever het persoonlijk in in onze Woonwinkel. Je moet dan ook een origineel legitimatiebewijs laten zien. Dus geen kopie. Zo zorgen we ervoor dat jouw gegevens in vertrouwde handen blijven.
De volgende gegevens delen wij niet:
Aantekeningen en notities die wij voor intern gebruik hebben gemaakt.
Persoonsgegevens van anderen. We delen bijvoorbeeld geen klacht over een huurder die door de buurman is ingediend.
Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.
Alle andere vragen, klachten of verzoeken kun je naar ons sturen via ons contactformulier. Wij kunnen er dan schriftelijk en gemotiveerd op reageren en we zoeken samen een oplossing. Als we er samen niet uitkomen, dan kun je jouw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.